Сегодня трудовая деятельность сотрудников часто сопряжена с командировками. Под командировкой понимается поездка в удаленную от места работы местность, которая осуществляется сотрудником по Приказу руководства. Выделяют несколько типов командировок: плановые, внеплановые, спланированные заранее. По продолжительности командировки могут быть краткосрочные и продолжительные.

Следующее видео расскажет о командировках подробнее:

   

Командировка может оформляться на одного человека или группу сотрудников. Осуществляться такая деловая поездка может по территории Российской Федерации либо за пределами страны. Независимо от типа командировки, она обязательно должна быть оформлена документально в строгом соответствии с современным законодательством.

Процедура направления работников в служебную командировку регламентируется положением, которое утверждено Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года. Согласно пункту 7 данного Постановления, сотрудник направляется в командировку на основании письменного распоряжения руководства – Приказа. Строгой формы Приказа не определено, поэтому он может быть оформлен в произвольной форме.

Приказ о направлении работника в командировку

В документе обязательно указывается:

  • Наименование предприятия (полное название)
  • Дата составления документа и его номер
  • Занимаемая должность и персональные данные работника
  • Место выполнения служебного задания
  • Срок поездки. Он включает дату отъезда в командировку и дату возвращения
  • Цель командировки
  • Отметка об использовании транспорта – личного, служебного, общественного и проч
  • Наименование учреждения, которое будет компенсировать расходы сотрудника в поездке.

Приказ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем или лицом, на это уполномоченным.

Согласно статье 168 ТК РФ и постановлению № 749 (пункт 11 документа), организация обязана возместить следующие типы расходов сотрудника в служебной поездке: проезд к месту работы и обратно; аренду жилья (на основании отчетных документов за проживание в гостинице); суточные; другие разрешенные руководством расходы. В зависимости от того, где осуществляется деловая поездка – на территории страны или за ее пределами, различаются основные и дополнительные расходы по командировке.

Таблица командировочных расходов

Размер суточных предприятие определяет самостоятельно (на основании трудового кодекса, статья 168). Однако законодательно (в налоговом кодексе) определены размеры суточных, которые не облагаются налогом: 2500 рублей при поездке за границу и 700 рублей при командировке по стране.

На основании приказа о направлении в командировку, сотрудник перед поездкой получает аванс. Аванс включает в себя суточные за все дни рабочей поездки, а также примерную сумму дополнительных расходов. По возвращении из командировки работник предоставляет служебную записку, в которой указывает фактический срок рабочей поездки. К служебной записке необходимо приложить документы, которые фактически подтверждают расходы на проезд. Срок выполнения служебного задания подтверждают проездные билеты, а при их отсутствии (например, при утрате) – квитанции об аренде жилья (гостиничного номера, отчетные документы за проживание в квартире посуточно).

Важно помнить, что с 2015 года изменились правила оказания гостиничных услуг. Теперь отели обязаны заключать договор с каждым временным постояльцем при предъявлении им паспорта. Если в рабочей поездке сотрудник арендует квартиру у физического лица, договор составляется обязательно, при этом документы, подтверждающие оплату в посуточной квартире, отличаются от гостиничных. В качестве подтверждения оплаты от арендодателя физического лица нужно взять расписку о получении средств за проживание, а в гостинице оформляется квитанция на бланке строгой отчетности.

После завершения командировки работнику в течение трех суток необходимо оформить авансовый отчет и приложить к нему всю подтверждающую документацию. Поданный сотрудником авансовый отчет проверяется экономической службой организации, а затем утверждается ее руководителем.

В рамках компенсации затрат, понесенных сотрудником в рабочей поездке, осуществляется возмещение совершенных в разумных пределах расходов, которые документально подтверждены. В частности, компенсируется:

  1. Время в пути. На основании первичных документов – билетов за проезд в транспорте. Кроме общественного транспорта могут компенсироваться расходы на оплату такси, если они экономически обоснованы.
  2. Питание. Отдельной статьи в перечне расходов, компенсируемых работнику, на оплату питания нет. Эти затраты включаются в группу «суточные». Однако в случае, когда в отчетных документах за проживание в гостинице отдельно указывается стоимость завтраков, делается корректировка расчета суточных на размер оплаты питания. Корректировка делается с учетом оплаты всей суммы за проживание.
  3. Проживание.

Остановимся отдельно на оплате проживания в командировке. Законодательством не установлен лимит по оплате компенсации аренды жилья. Важное условие при этом – экономическая выгода произведенных расходов. В организациях может быть составлено Положение о командировках, в котором зачастую отмечается «классность» услуг отеля. То есть, в зависимости от должности, которую занимает сотрудник в штате, он может пользоваться услугами отелей различной категории, выбирать номера определенного уровня.

Компенсация расходов при наличии подтверждающей документации производится в обязательном порядке. Однако, возможны ситуации, когда отчетные документы за проживание (в посуточной квартире или гостинице) или иные чеки отсутствуют по какой-либо причине. В этом случае их необходимо попробовать восстановить. Если утрачены проездные документы, в качестве замены можно предоставить справку из кассы аэропорта или железнодорожного вокзала, которая подтверждает факт приобретения билетов.

Если отсутствует счет на оплату аренды гостиничного номера, необходимо предоставить справку из гостиницы.

Если возможность документально подтвердить необходимую информацию отсутствует, нет отчетных документов за проживание в квартире посуточно, тогда руководитель может принять решение учесть понесенные в командировке расходы. Источником оплаты, например, может стать чистая прибыль, которая остается в распоряжении организации.

Если вам необходимы отчетные документы за проживание в гостинице или квартире, вы можете обратиться к нам. В сжатые сроки мы подготовим полный комплект документов в соответствии с законодательством.